Tham dự phiên họp có sự hiện diện: Hòa Thượng: Thích Thiện Duyên - PCTHDTS.TBHDPTTW, Hòa Thượng Thích Trí Quảng - PCTHDTS.TBPGQT, Hòa Thượng: Thích Thanh Nhiễu - Phó chủ tịch thường trực hội đồng trị sự - Phó thường trực ban tăng sự TW, Hòa Thượng: Thích Giác Toàn - PCTHDTS.PTBGDTNTW, Hòa Thượng: Thích Quảng Tùng - PCTHDTS.TBTTXHTW Hòa Thượng: Thích Thiện Nhơn - PCT kiêm TTKHDTSGHPGVN, Hòa Thượng: Thích Thiện Pháp - PTTK kiêm CVP II, Hòa Thượng: Thích Huệ Trí - PCTHDTS.TBPCTW.GHPGVN, Hòa Thượng: Thích Trung Hậu - TBVHTW.GHPGVN, Thượng Tọa: Thích Đức Thiện - PTTK kiêm CVPTW.GHPGVN. Giáo Sư: Lê Mạnh Thát - Thành viên ICDV.

Ngoài ra còn có sự hiện của chư tôn đức tăng ni trực thuộc BTT.HDTSTW.GHPGVN.

Sau phần phát biểu khai mạc của HT. Thích Trí Quảng phiên họp ban tổ chức Đại Lễ Vesak (ICDV) năm 2014, thượng tọa Thích Đức Thiện báo cáo công tác hội nghị lần thứ I đã diễn ra tại Hà Nội. Về cơ bản đã thống nhất thời gian và địa điểm tổ chức đại lễ Vesak 2014 tại tỉnh Ninh Bình, theo đồ án tổng thể xây dựng đề ra thì có những phát sinh đáng kể và mặt kinh phí. Bên cạnh đó, GHPGVN mong cán bộ các ban nghành hỗ trợ để giảm bớt chi phí.

Ban ngoại vụ do TT.Thích Nhật Từ đảm nhiệm chính cho biết, hiện nay có 310 bản tóm tắt về nội dung phản ánh các tham luận, tuy nhiên nhân lực dịch song ngữ Anh - Việt đang thiếu trầm trọng. Theo danh sách dự tính có 90 - 95 quốc gia tham dự đại lễ Vesak 2014, qua con số thông kê tạm thời các châu lục tham dự như sau:

Châu Á: 24

Châu Âu: 23

Châu Mỹ: 18

Châu Phi: 15

Châu Úc: 12

Để bạn bè thế giới năm châu và các nước quốc giáo biết về Phật Giáo Việt Nam qua 2000 năm có mặt và giai đoạn hình thành phát triển, theo đề án từ TT.Nhật Từ tạo sắc thái mới sẽ làm film về PGVN giao cho Viện nghiên cứu Phật học chịu trách nhiệm nội dung chính và truyền hình AVG thực hiện. Theo như dự kiến ban đầu đề ra, chất lượng film thuộc Full HD - thời gian công chiếu tại Đại Lễ Vesak là 60 phút.

Đại diện các ban - nghành - viện - tiểu ban đã đưa ra những ý kiến và bổ sung chỉnh sửa những vấn đề mấu chốt cần thực hiện nhanh trong thời gian gấp rút.

Do kinh tế tài chính năm 2013 lên xuống theo tiền tệ quốc tế, trong khi đây là lần đầu tiên GHPGVN đảm nhiệm tổ chức ĐLVS gặp rất nhiều khó khăn tài chính, chúng tôi mong các nhà hảo tâm - mạnh thường quân - GHPGVN các tỉnh thành và qúy thiện nam tín nữ trong và ngoài nước cùng chung tay đóng góp tịnh tài để ĐLVS thành tựu viên mãn.